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Intranet : les grandes fonctionnalités
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Intranet : les grandes fonctionnalités

by Cloud Guru12 décembre 2018

Que doit-on attendre d’un Intranet ? Adimeo, expert en ce domaine, nous livre son éclairage et décrit les fonctionnalités les plus importantes à rechercher pour votre projet. Extraits…

Améliorer la productivité       

C’est un champ d’application important pour l’Intranet, puisqu’il sera mis en avant pour souligner l’intérêt financier d’une telle solution pour l’entreprise. Il est donc apprécié par les directions générales et les DAF.

Parmi les fonctionnalités liées à la productivité, on trouvera par exemple tout ce qui permet de connecter les outils existants à l’Intranet. C’est le cas notamment des agendas ou des calendriers, qui doivent pouvoir être consultés par tous, donc être interfacés avec l’Intranet si possible. Cela permet ainsi de mieux gérer les alertes et notifications, par exemple. Par ailleurs, ce genre d’interface, si elle est correctement réalisée va accélérer la diffusion et l’acceptation de l’Intranet auprès des utilisateurs, en leur évitant de ressaisir des informations déjà existantes. On élimine un éventuel obstacle important au changement.

Autres fonctionnalités liées à la productivité : tout ce qui va simplifier la vie des utilisateurs. C’est le cas des outils permettant de rechercher une personne dans l’entreprise, avec par exemple l’accès aux organigrammes, la recherche dans l’annuaire, un trombinoscope, l’accès à un référentiel de compétences. […]

Diffusion et circulation d’informations

Second champ d’application de l’Intranet, l’information et la communication, qui sont deux domaines essentiels pour une entreprise. L’intranet doit être un outil de publication et diffusion de « posts » et d’articles dans une logique de « push » : ne pas seulement attendre qu’un utilisateur soit connecté, mais lui transmettre ces messages sur son téléphone portable par exemple ou via des fils d’information. Dans cette même logique, l’Intranet doit permettre de s’abonner à des thématiques d’information. Il peut aussi proposer un mur de news sur le modèle de Facebook, où l’on peut s’abonner à des groupes. Cette logique informationnelle doit être organisée, structurée, autour d’une arborescence, de groupes, de rôles ; l’Intranet doit donc proposer différents outils de structuration des contenus : gabarits, types de contenu, taxonomies, catégories, groupes éditoriaux, … […]

La gestion des connaissances

Il s’agit là d’un autre domaine essentiel de l’Intranet, crucial pour l’entreprise. On peut aussi définir ces fonctions comme de la GED (Gestion Electronique de Documents), ou du Knowledge Management. Il s’agit de créer un référentiel documentaire centralisé, auquel chacun peut avoir accès avec des droits d’accès spécifiques, garantissant la confidentialité, l’intégrité et l’authenticité des contenus et documents partagés.

L’Intranet doit idéalement proposer des fonctionnalités évoluées en la matière : gérer les versions, annoter les documents, les évaluer et pourquoi pas les noter… Mais la fonction la plus centrale, dans ce domaine, c’est le moteur de recherche, qui va permettre de retrouver le ou les documents pertinents recherchés. Ce moteur de recherche doit intégrer de nombreux outils d’aide à la recherche. […]

Les besoins métiers

Les fonctionnalités de l’Intranet liées aux besoins métiers sont extrêmement variées et diverses. Il est donc difficile de les lister précisément. Mais on peut citer un certain nombre d’exemples significatifs tels que le social CRM, les fonctionnalités RH (la fiche paie, le calcul des indemnités kilométriques…), le support informatique, …

L’un des moyens d’adoption les plus efficaces de l’Intranet est de faire de cet outil la porte d’entrée vers toutes les applications métier de l’entreprise. Selon le poste occupé et les droits d’accès qui y sont liés, l’utilisateur a accès à un panel d’applications spécifique et personnalisé, par l’intermédiaire de l’Intranet. […]

Le backoffice

C’est un champ d’application transverse et non visible de la majorité des utilisateurs, mais dont l’efficacité et l’étendue facilite la réactivité et l’adaptation de l’Intranet. Ce back-office doit permettre de gérer les utilisateurs, les droits, les ouvertures d’espaces, les workflows, les formulaires, les catégories, l’architecture des contenus, l’activation/désactivation de modules et fonctionnalité, …

[…]

Pour en savoir plus :
> L’article complet du blog Adimeo

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