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Factures fournisseurs : diviser par 2 le temps de traitement
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Factures fournisseurs : diviser par 2 le temps de traitement

by Cloud Guru7 septembre 2016

Entreprise en forte croissance, le Groupe CARSO a fait le choix de la dématérialisation pour gagner en productivité et rationaliser ses processus comptables et notamment la comptabilisation de ses factures fournisseurs. Mise en place en 4 mois, la solution Esker a permis à CARSO de diviser par deux le temps de traitement de ses factures fournisseurs tout en gagnant en qualité de service et en transparence. Prochain objectif : le zéro papier.

Avec plus de 30 millions d’analyses réalisées en 2015, le Groupe CARSO est un des leaders en France dans le domaine de la santé, de l’environnement et de l’agroalimentaire. Afin de centraliser la comptabilité de ses 40 filiales, le Groupe CARSO s’est doté en 2008 d’un Centre de Service Partagés (CSP) qui gère, pour 18 de ses entités, 2 000 fournisseurs, 40 000 factures par an et une centaine de managers en charge de la validation.

«Perte de temps, nécessité de suivre les documents, base de données non uniformisée… étaient autant de raisons pour lesquelles nous avons fait appel à Esker pour mettre en place la dématérialisation de nos factures fournisseurs » témoigne Emmanuel Botzung, Directeur Administratif et Financier du Groupe CARSO avant d’ajouter « ce fut un projet fédérateur et structurant pour toutes les parties prenantes de l’entreprise.»

Depuis 10 ans le volume de factures de CARSO a triplé, rendant leur traitement et leur archivage de plus en plus complexe. Désormais, grâce à la dématérialisation, les factures fournisseurs reçues par e-mail ou courrier sont envoyées directement vers la solution Esker qui extrait de manière intelligente les données pour les comptabiliser dans Sage, l’ERP de l’entreprise. Le système rapproche ensuite les factures avec les bons de commande et les bons de livraison pour l’envoyer en validation aux managers au format numérique sans qu’un seul papier n’ait été imprimé.

Déployée progressivement depuis 2015, la solution Esker est désormais opérationnelle dans 11 des 18 sociétés du CSP qui totalisent 80% des factures du Groupe.
« Là où 15 jours par mois étaient nécessaires auparavant pour traiter les factures fournisseurs, désormais grâce à Esker, tout se fait au fil de l’eau. Notre équipe comptable est devenue polyvalente et son activité est lissée sur toute l’année » Séverine Vivière, Responsable comptabilité fournisseurs du Groupe CARSO.

Un processus de validation simplifié et accéléré

Grâce à Esker, le Groupe CARSO a pu absorber une croissance d’activité de son CSP de près de 20% en 2015 avec des bénéfices pour l’ensemble de l’entreprise :

  • Gains de productivité avec un temps de traitement des factures divisé par 2,
  • Réduction du temps de validation des factures grâce au portail et à l’application mobile Esker Anywhere qui permet aux managers d’avoir accès à leur flux de factures où qu’ils soient et à tout moment,
  • Amélioration de la relation fournisseurs grâce à la réduction des erreurs et des pertes de documents,
  • Meilleure traçabilité et traitement des litiges grâce à un suivi précis de tout le processus,
  • Plus grande visibilité de l’activité grâce aux tableaux de bord personnalisables,
  • Suppression de l’archivage papier et donc du temps passé à classer et rechercher des documents.

« Grâce à la dématérialisation, il nous suffit de claquer des doigts pour retrouver une facture archivée et l’application mobile rend la validation beaucoup plus simple pour nos managers. Personne chez CARSO ne reviendrait en arrière ! » Séverine Vivière.

Pour en savoir plus :
> Le Guide d’achat dématérialisation SaaS Guru
> Le Livre Blanc Dématérialisation des factures fournisseurs Esker

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