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Collaboration avec Microsoft 365 : l’exemple Jamespot
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Collaboration avec Microsoft 365 : l’exemple Jamespot

by Cloud Guru16 novembre 2016

Comme dit le proverbe : « tout vient à point à qui sait attendre ». Il aura fallu plusieurs années pour faire comprendre aux entreprises la nécessité de passer dans le cloud. Cela a commencé progressivement avec le passage de la bureautique (notamment Word, Excel et Powerpoint) dans le Cloud. Aujourd’hui, c’est toute la suite de Microsoft, par le biais de l’offre Office 365, qui est dans le cloud.

Pour faire simple, avec Office 365 et One Drive, un employé se retrouve comme au bon vieux temps de Windows… mais dans le Cloud. Je vous entends déjà me dire : « tout ça pour ça ! », mais en réalité, c’est quelque chose d’énorme. Avec ses logiciels de bureautique dans le cloud, l’utilisateur se retrouve « libéré » des questions liées à la sauvegarde et à la gestion des versions des fichiers. Mais cela va encore plus loin puisque le cloud ouvre la voie au collaboratif ! Les fichiers ne sont plus enclavés dans l’ordinateur avec le mail comme seul échappatoire. Tout est disponible et peut être partagé en un clic.

C’est là qu’entre en jeu Jamespot. En effet, le partage et la collaboration ne se résument pas uniquement à un simple envoi d’un mail, d’un post ou de toute autre forme de communication unilatérale. La collaboration, c’est l’expression d’un processus métier, avec des règles et des étapes propres.

Prenons un exemple : dans une société, 20 personnes travaillent au service communication. La publication d’un communiqué de presse répond à un processus propre à l’organisation. Un brouillon est rédigé par Marie, qui le fait relire par son responsable Jean, qui une fois qu’il l’a validé, demande à Margaux de rédiger la citation de Matthieu, le CEO. Une fois toutes les étapes validées, le communiqué est partagé à l’agence de RP qui se charge de la communication… Un document, un métier et un process propre avec plusieurs étapes.

Or, ce process métier est difficile à formaliser dans Office 365 qui, par définition, est la suite logicielle pour « tous les métiers ».

A contrario, Jamespot permet à un département de créer au sein du réseau social d’entreprise ses propres objets métiers (par exemple « communiqué de presse », « appel d’offres », etc.), de formaliser ses process simplement (qui fait quoi et quand), le tout, sous couvert de règles de gouvernance propres (qui peut lire, modifier, commenter, etc.).

Ainsi, en lançant son add-in pour Microsoft Office 365 et One Drive, Jamespot marie à la perfection documents et process. Et le couple est solide !

Jamespot s’appuie totalement sur l’authentification d’Office 365 qui garantit la sécurité d’accès et limite la gestion des identités.

Mieux encore, les documents de One Drive peuvent en un clic être partagés dans le système collaboratif Jamespot. Les documents sont éditables directement dans Jamespot et peuvent être partagés au sein du réseau.

Côté One Drive, Jamespot permet de formaliser les process rattachés aux documents. Chaque acteur d’un document sait quand il doit intervenir grâce à un système de notifications.

Si nous reprenons notre exemple précédent, Margaux dont la mission est de rédiger la citation du président, sait visuellement grâce à Jamespot que l’ensemble des étapes qui précèdent son intervention ont bien été effectuées et sont validées. C’est un gain de temps énorme, d’autant plus que toute l’action se tourne autour d’un seul et même document depuis le début.

Mais allons encore plus loin. Dans le couple Jamespot – Office 365, vous pouvez aussi inclure les partenaires de l’entreprise étendue même si ces derniers n’ont pas de licences Office. Tout se passe côté Jamespot qui gère totalement les externes (limitation des accès, interdiction de modification, etc.).

Toujours dans notre exemple, l’agence de relation presse, externe à l’entreprise, ne dispose que d’un droit de consultation et de téléchargement du document nécessaire à sa mission.

L’adoption est rapide et sans difficulté. On formalise simplement les process déjà présents dans l’organisation. La transformation digitale passe par cette étape de simplification. C’est une chance à saisir.

 

Pour en savoir plus :
> Le site Jamespot
> La solution Jamespot sur SaaS Guru

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