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Cloud et archivage
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Cloud et archivage

by Cloud Guru1 octobre 2012

 

Les PME peuvent-elles accéder à des services d’archivage efficaces ? Jusqu’alors trop couteuses, ces solutions sont désormais accessibles grâce au Cloud. Bruno DILLET, dans un article de ITR manager, explique pourquoi…
(…) le Cloud  recouvre une vraie réalité dans la manière de mettre en œuvre les applications des entreprises. La vente des logiciels sous forme de licence est un mode de commercialisation qui ne correspond plus aux attentes des entreprises. Cela concerne en premier lieu les fonctions de support des entreprises (CRM, Support, Ressources Humaines, Gestion commerciale, Comptabilité, Finances…) où le Cloud désormais s’impose. De plus en plus d’entreprises, grandes ou petites, utilisent les services fournis par des opérateurs spécialisés, accessibles via Internet.
Ces opérateurs sont mondialisés et disposent d’Infrastructures réparties sur toute la planète, gage de performance et de disponibilité. Ainsi, les données de leurs clients sont répliquées et distribuées dans des datacenters et transitent en permanence sur les réseaux pour permettre l’accès instantané aux utilisateurs via une simple connexion Internet. Mais ces données peuvent parfois être confidentielles ou essentielles pour l’activité de ces sociétés (voire faire l’objet de contraintes légales ou règlementaires de localisation).

Comment alors conserver les documents ?

Les utilisateurs de ces services sont donc face à une vraie problématique : comment garantir et démontrer que le document disponible sur le Cloud est bien le document initial et qu’il n’a pas été altéré ? Comment être sûr qu’il sera toujours disponible et accessible dans 1, 5 ou 10 ans ou plus, même après les nombreuses évolutions de la plateforme de Cloud ? (…)
L’archivage des documents qui engagent l’entreprise et qui permettent de faire valoir ses droits en cas de litige ou contestation doit respecter des normes strictes . (…)
Cela nécessite des processus très spécialisés que n’offrent pas aujourd’hui les plateformes de Cloud Computing.

Peut-on utiliser le Cloud pour les documents à valeur probante ?

Oui mais, comme nous venons de le voir, pas pour leur conservation. Le Cloud va permettre par exemple de constituer des documents grâce au travail collaboratif, de les échanger, de les valider via des workflows et de les associer aux processus de gestion de l’entreprise (contractualisation, achat, facturation, etc.). Mais, quand il s’agira de les archiver, il faudrait alors pouvoir les verser à un service de tiers archivage spécialisé tout en conservant sa référence dans l’application Cloud. Le document serait donc archivé et accessible depuis le Cloud.

L’archivage par le Cloud

Pour archiver par le Cloud, le principe est simple : coupler fortement la plateforme de Cloud Computing avec un service de tiers archivage de telle sorte que les documents à valeur probante soient archivés sur la plateforme d’un tiers-archiveur. (…)
Bien évidemment, cela nécessite le développement d’une application dans l’environnement Cloud permettant d’assurer d’une manière transparente le lien entre la référence d’un document dans l’application Cloud et son archive dans le service de tiers archivage. Cette application est générique et disponible pour tous les clients de la plateforme de Cloud. C’est une « App » installable depuis le « Store » de la plateforme Cloud. (…)

Cela va rendre directement accessible à tous les clients de la plateforme de Cloud un service d’archivage conservant la valeur probante des documents.  Ceci présentera également l’avantage de rendre accessible  aux TPE/PME ce service d’archivage jusqu’alors trop coûteux, et cela via un simple abonnement à la plateforme de Cloud pour un montant à peine supérieur à celui d’un forfait téléphonique. (…)

Pour en savoir plus :
> l’article de ITR manager

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