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Cas client : Sonia Rykiel dématérialise ses factures fournisseurs
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Cas client : Sonia Rykiel dématérialise ses factures fournisseurs

by Cloud Guru28 avril 2016

La célèbre maison de prêt-à-porter Sonia Rykiel a choisi l’éditeur Esker pour dématérialiser la gestion de ses 20 000 factures fournisseurs annuelles en provenance du monde entier. En passant d’une gestion manuelle à une gestion dématérialisée, Sonia Rykiel souhaite redynamiser ses équipes internes, gagner en productivité et améliorer sa qualité de service.

 
Sonia Rykiel a fait le choix de centraliser, en France, la gestion administrative de ses 11 entités juridiques à travers le monde. Ce sont donc plus de 20 000 factures, émanant de 900 fournisseurs, avec des formats différents selon les pays, qui transitent chaque année par le siège parisien.
Les factures fournisseurs, reçues par courrier ou e-mail, étaient jusqu’à présent traitées manuellement par 4 comptables sur le siège. Un processus lourd et chronophage qui induisait des pertes de factures, un manque de traçabilité, et des délais de règlement trop longs.
« Convaincus par les bénéfices de la dématérialisation, nous avons fait le choix de la solution Esker pour nous doter d’un véritable outil de pilotage de notre process comptabilité fournisseurs. Avec la solution Esker entièrement intégrée à notre ERP Cegid et tournée utilisateurs, traiter nos factures fournisseurs est aussi simple que de passer une commande sur internet ! » – Bertrand Multrier – Directeur des Comptabilités et de la Trésorerie du Groupe Sonia Rykiel.

Des bénéfices pour les comptables, les opérationnels et les fournisseurs

Sonia Rykiel souhaite réduire à une semaine le délai entre la réception de la facture et sa validation afin que chaque facture soit traitée avant son échéance. Les parties-prenantes de l’entreprise (équipes comptables, opérationnels et fournisseurs) obtiendront alors tous les bénéfices de la dématérialisation :

  • Rationalisation du processus de traitement des factures fournisseurs avec la disparition des pertes de documents,
  • Gains de productivité et nouvelle dynamique pour le service comptable en supprimant les tâches à faible valeur ajoutée,
  • Simplicité de la validation des factures fournisseurs pour les opérationnels, même pendant leurs déplacements grâce à l’application mobile,
  • Visibilité et traçabilité accrues sur le statut de chaque facture fournisseurs grâce à des tableaux de bord personnalisables.

« Les clefs de la réussite d’un tel projet sont de bien définir le besoin de départ, de prendre le temps d’analyser la solution pour en tirer le meilleur parti mais surtout d’associer les équipes en interne car c’est avant tout un projet structurant » – Bertrand Multrier.

Le portail fournisseurs : un espace de travail collaboratif

Le portail Esker permet à toutes les parties prenantes de l’entreprise : comptables, opérationnels et fournisseurs d’avoir accès à un espace de travail commun qui offre :

  • Une plus grande autonomie : avec un accès aux statuts de leurs factures en ligne 24 heures sur 24, les fournisseurs n’ont plus besoin d’appeler l’entreprise pour avoir connaissance des factures reçues et du détail du paiement des factures qui viennent d’être payées,
  • Un gain de temps : les équipes comptables de l’entreprise peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée plutôt que de relancer des approbations de paiement ou répondre aux demandes des fournisseurs.

« Esker nous a proposé la solution idéale en ce qui concerne la problématique de communication avec nos fournisseurs. Le portail mis à notre disposition nous permettra de gagner beaucoup de temps dans nos échanges au quotidien, sans solliciter inutilement notre service comptabilité. C’est aussi un gage de fiabilité, d’autonomie et de rapidité d’accès à l’information pour nos équipes comme pour nos fournisseurs» – Bertrand Multrier.

 

Pour en savoir plus :
> Le Guide d’achat dématérialisation SaaS Guru
> Le Livre Blanc Dématérialisation des factures fournisseurs Esker

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