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Les bonnes pratiques du passage à la dématérialisation
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Les bonnes pratiques du passage à la dématérialisation

by Cloud Guru20 novembre 2018

Primobox est l’un des leaders de la dématérialisation en France. Leurs experts nous livrent 3 conseils pour accompagner la transition vers la dématérialisation…

C’est d’abord un projet d’entreprise 

Croire que la digitalisation est de la seule compétence du service informatique est réducteur. Il est consulté pour la mise en place du projet, mais c’est un véritable programme d’entreprise dont l’aboutissement inclus tous les collaborateurs. Il est important d’identifier les interlocuteurs pertinents dans chaque service et les inclure dans le projet pour s’assurer leur soutien. Les consulter permettra également d’adapter le projet aux objectifs et aux contraintes du service concerné par le changement.

Une valeur légale reconnue

La signature électronique dispose de la même valeur probante que la signature manuscrite depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000. Techniquement, chaque signature apposée électroniquement se voit attribuer un certificat électronique qualifié. Les documents signés sont fiables et peuvent être produits devant un tribunal.
Afin de garantir le caractère original du document, chaque bulletin envoyé sur l’espace personnel du collaborateur est signé et horodaté électroniquement. L’entité (dans notre cas, Primobox) qui envoie les bulletins de paie dans les espaces personnels des salariés certifie que ces documents proviennent bien de l’employeur. L’intégrité de chaque bulletin est assurée sur le long terme.

Accompagnement

Communiquez auprès de vos collaborateurs lors de la transition. Idéalement, le projet devrait être annoncé par un acteur interne comme le Directeur des Ressources Humaines ou un membre de la direction connu par les équipes concernées.
Tous ne seront pas impactés de la même manière par la transition vers la dématérialisation. Un écart entre les générations, plus ou moins connectées et à l’aise avec l’outil informatique, peut également être constaté. Une solution intéressante, si la taille de votre entreprise le permet, est d’inciter vos collaborateurs à échanger ensemble régulièrement pour mieux intégrer la nouveauté. Dans la même logique, communiquez sur le retour d’expérience positifs des collaborateurs et les améliorations constatées par chaque service de votre entreprise.

La dématérialisation est un projet pour lequel il faut avoir une vision d’ensemble afin d’inclure tous les salariés. Ne négligez pas de les accompagner surtout lors de la phase de mise en place du projet.

Pour les collaborateurs…

Fédérez vos collaborateurs autour du projet en leur démontrant qu’ils vont en tirer un bénéfice immédiat. Communiquez activement sur les avantages utilisateurs. N’hésitez pas à vous adresser à des groupes bien définis pour capter leur attention avec des problématiques qui leur sont propres.

3 exemples :

  • La signature électronique : elle permet à la force de vente de signer plus rapidement et à distance. Le suivi des contrats en attente et la relance sont simplifiés, les commerciaux ont davantage de temps à consacrer à la vente.
  • Le bulletin de paie dématérialisé raccourcit considérablement les étapes d’attente et de réception pour les salariés. Un espace de stockage électronique dédié garantit à vos collaborateurs une accessibilité 24/24h et un archivage longue durée.
  • Les services client et comptabilité ont tout intérêt à adopter la facture dématérialisée. En effet, elle facilite le suivi des clients et permet de réduire les litiges et les délais de paiement.

Chaque service gagne en agilité et en productivité. Finalement c’est toute l’organisation qui en bénéficie.

 

Pour en savoir plus sur la dématérialisation :
> D’autres conseils sur le site de Primobox
> La Solution DematRH

 

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