Now Reading
Dématérialisation : monter votre dossier d’analyse
0

Dématérialisation : monter votre dossier d’analyse

by Cloud Guru7 janvier 2016

ESKER, expert en dématérialisation, propose un intéressant livre blanc destiné aux DAF. Il s’agit d’offrir aux directions financières les clés pour convaincre tous les acteurs de l’entreprise d’adopter la dématérialisation des factures, sur des bases parfaitement argumentées.
En voici un extrait explicitant le dossier d’analyse.

La conception et la présentation de votre dossier d’analyse sont deux aspects purement subjectifs. Mais avant de passer à la conception proprement dite, vous devez d’abord suivre certaines étapes préliminaires essentielles. Pour que votre préparation soit optimale et votre argumentaire aussi efficace que possible, nous vous recommandons les trois mesures suivantes :

couverture_LBDéfinissez vos objectifs principaux

Il peut être difficile de suivre une stratégie jusqu’au bout sans avoir préalablement défini ce que le projet est censé accomplir. Il peut s’agir de définir la phase ou les phases du traitement des factures fournisseurs que vous souhaitez dématérialiser, et le type de solution que vous voulez mettre en place.

Par exemple, comptez-vous automatiser toutes les phases du processus de comptabilité fournisseurs, ou seulement certains aspects, comme la capture de données à partir des factures fournisseurs ou encore l’archivage électronique des documents ? Envisagez-vous d’adopter une solution qui sera mise en œuvre sur site et gérée par le service informatique de votre entreprise, ou plutôt une solution en mode cloud que vous pourrez utiliser hors site et à la demande ? Vous devez absolument régler ces détails essentiels avant de monter votre dossier d’analyse.

Étayez votre dossier d’analyse en vous appuyant sur des chiffres

Les cadres dirigeants adorent les chiffres : c’est une vérité universelle. Les directeurs financiers et les responsables de la comptabilité fournisseurs peuvent bien exposer les atouts d’une solution de dématérialisation jusqu’à en perdre le souffle : au moment de prendre leur décision, les instances dirigeantes auront besoin de données mesurables pour justifier leur choix.

Un bon moyen de calculer les prévisions de retour sur investissement consiste à mesurer les coûts actuels du traitement des factures, puis à les comparer aux projections de coûts fournies par les différents fournisseurs envisagés. Cette méthode vous permet de valider la solution que vous comptez proposer, mais aussi de prouver aux cadres dirigeants que vous êtes pleinement investi dans le projet.

Consultez les autres parties prenantes

Il s’agit là d’un point crucial. Sans la coopération et l’aval des autres parties prenantes, votre projet a peu de chances d’aboutir. Bien sûr, l’objectif final est d’obtenir le soutien des cadres décideurs, mais les directeurs financiers et les responsables de la comptabilité fournisseurs doivent aussi prendre le temps de consulter les autres services qui seront concernés par la dématérialisation des factures fournisseurs. Ces services peuvent être de tout type, des divisions métier aux équipes informatiques en passant par le service d’approvisionnement et les fournisseurs externes.

Adressez-vous à vos interlocuteurs en utilisant leur langage

Pour les directeurs financiers et les responsables de la comptabilité fournisseurs, l’objectif premier de la dématérialisation consiste à optimiser le traitement des factures fournisseurs. Toutefois, il leur faut convaincre les cadres dirigeants et les autres parties prenantes clés qu’il s’agit d’un bon investissement pour toute l’entreprise, et pas seulement pour la comptabilité fournisseurs. Obtenir le feu vert pour votre projet peut sembler ardu, mais ce n’est pas impossible : le secret est de savoir tirer sur les bonnes ficelles.

Dans les pages suivantes, nous étudierons en détail comment présenter votre plan à trois des parties prenantes ayant le plus d’influence pour n’importe quel projet de dématérialisation des factures fournisseurs, c’est-à-dire les cadres dirigeants/la direction, la direction informatique et les membres de la comptabilité fournisseurs. Parler le même langage que ces groupes sera très utile pour les convaincre de soutenir votre projet, puis pour obtenir leur approbation.

Pour en savoir plus :

> Téléchargez le guide d’achat « dématérialisation »

> Téléchargez le Livre Blanc

> Découvrez la solution ESKER

{lang: 'fr'}
About The Author
Cloud Guru

Vous souhaitez réagir sur cet article ?